Ochrana osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů dle čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“
Tato stránka slouží ke stručnému, transparentnímu, srozumitelnému a snadno přístupnému informování subjektů údajů o zpracování osobních údajů, vč. zvláštních kategorií osobních údajů, správcem těchto údajů, a to v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
1. Kontaktní údaje správce a pověřence pro ochranu osobních údajů:
Správcem osobních údajůje:
Veterinární univerzita Brno (VETUNI),
IČO:62157124
Sídlo a poštovní adresa: Palackého tř. 1, 612 42 Brno
E-mailová adresa:podatelna@vfu.cz,
ID datové schránky:y2cj9e8
Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů: Mgr. Petra Konečná,
Tel.: 541 562 005
e-mail:poverenec@vfu.cz
2. Zásady pro zpracování osobních údajů
Osobní údaje VETUNI zpracovává pouze v rozsahu, který je nezbytný pro činnost VETUNI, případně souvisí se službou, kterou na VETUNI využíváte. Osobní údaje chráníme v maximální možné míře a v souladu s platnými právními předpisy. Zásady a pravidla při zpracování osobních údajů podle GDPR:
- Zásada zákonnosti, která nám ukládá zpracovávat Vaše osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulu
- Zásada korektnosti a transparentnosti, která nám ukládá povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje otevřeně a transparentně a poskytnout Vám informace o způsobu jejich zpracování spolu s informací o tom, komu budou Vaše osobní údaje. Patří sem také naše povinnost Vás v případech závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů o takové skutečnosti informovat.
- Zásada účelového omezení, která nám umožňuje shromažďovat Vaše osobní údaje pouze za jasně vymezeným účelem.
- Zásada minimalizace údajů, která nám ukládá zpracovávat pouze osobní údaje nezbytné, relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.
- Zásada přesnosti, která nám ukládá přijmout veškerá rozumná opatření umožňující nám zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu Vašich osobních údajů.
- Zásadu omezení uložení, která nám ukládá uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile tedy pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou.
- Zásadu integrity a důvěrnosti, nepopiratelnosti a dostupnosti, která nám ukládá Vaše osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Z těchto důvodů přijímáme četná technická i organizační opatření pro ochranu Vašich osobních údajů. Současně dbáme na to, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze pověření zaměstnanci.
3. Účely zpracování a právní základ pro zpracování:
Při naplňování svého poslání VETUNI zpracovává osobní údaje zejména pro následující účely:
- Poskytování vzdělávací činnosti:
- Výuka
- Přijímací řízení
- Výměnné pobyty
- Celoživotní vzdělávání
- Knihovní služby
- Zajištění vědecko-výzkumné, vývojové a tvůrčí činnosti;zpracování pro účely akademického projevu
- Řešení projektů
- Pořádání odborných konferencí
- Publikační a vydavatelská činnost
- Habilitační a profesorská řízení
- Archívnictví
- Poskytování služeb v souvislosti s výukou a doplňkovou činností
- Veterinární služby
- Hygienické a ekologické služby
- Lékárenské služby (humánní a veterinární farmacie)
- Ubytovací služby
- Zajištění administrativy a vnitřní správy, správa informačních a komunikačních technologií
- Personalistika a mzdy
- Ekonomika a účetnictví
- Správa majetku
- Provozní agendy
- E-infrastruktura (výpočetní a úložné systémy, počítačová síť, elektronická pošta, hlasová síť)
- Zajištění ochrany majetku a bezpečnosti
- Kamerové systémy
- Kontrola přístupu do zabezpečených prostor
- Bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě
- Zpracování bezpečnostních incidentů
- Informační a propagační činnost
4. Kategorie osob, jejichž osobní údaje zpracováváme
VETUNI zpracovává osobní údaje těchto kategorií osob (subjektů údajů):
- Zaměstnanci (osoby v pracovně-právním vztahu k VETUNI) a uchazeči o zaměstnání
- Studenti (osoby účastnících se všech forem vzdělávání na VETUNI)
- Uchazeči o studium (osoby účastnící se přijímacího řízení ke studiu na VETUNI)
- Absolventi (osoby, které v minulosti studovaly na VETUNI)
- Smluvní partneři (osoby bez pracovněprávního vztahu na VETUNI zapojené do vzdělávacích, výzkumných a dalších aktivit VETUNI, poskytovatelé služeb, dodavatelé, zákazníci)
- Účastníci programů celoživotního vzdělávání
5. Právní důvody pro zpracování osobních údajů
Osobních údaje v rámci výše uvedených činností zpracovává VETUNI v souladu se zásadou zákonnosti na základě právních důvodů, vymezených v GDPR, kterými jsou:
- Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti vztahující se na správce:Vaše osobní údaje VETUNI potřebuje za účelem jejich zpracování pro splnění své právní povinnosti, uložené nám např. zákonem č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, zákonem č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků, zákonem č. 262/2006 Sb., zákoníkem práce, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č. 235/2004, o dani z přidané hodnoty, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, zákonem č. 181/2014, o kybernetické bezpečnosti, zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákony z oblasti zdravotního a sociálního pojištění
- Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen, tedy při výkonu působnosti veřejné vysoké školy, která je definována zejména zákonem č. 111/1998 Sb., o vysokých školách
- Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů
- Souhlas subjektu údajů:Souhlas, který nám udělíte ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce, které spočívá například v:
- ochraně majetku a zamezení podvodům,
- předávání osobních údajů v rámci součásti VFU Brno pro vnitřní administrativní a provozní účely,
- kvalifikovaném výběru mezi uchazeči o zaměstnání
- zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.
6. Typ zpracovávaných osobních údajů
VETUNI zpracovává následující osobní údaje a osobní údaje zvláštní kategorie:
- Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)
- Popisné údaje (vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, vojenská služba, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost, apod.)
- Studijní údaje (záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění)
- Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.)
- Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.)
- Provozní a lokační údaje (typicky údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.)
- Údaje o aktivitách subjektu údajů (publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.)
- Údaje o jiné osobě (adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner apod.)
- Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé osobní údaje zachycující informaci o zdravotním stavu, členství v odborech apod.)
7. Zdroje, ze kterých osobní údaje pocházejí
VETUNI získává osobní údaje a osobní údaje zvláštní kategorie zpravidla od subjektů údajů, případně od jiných správců osobních údajů.
8. Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů:
Příjemcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty (dle čl. 4 odst. 9 GDPR), nejde-li o orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu. VETUNI předává osobní údaje pouze v rozsahu a za podmínek stanovených zákonem;hlavní kategorií příjemců osobních údajů jsou orgány veřejné moci České republiky (orgány státní správy, samosprávy i ostatní veřejné správy), např. finanční úřady, soudy, obecní úřady.
9. Doba uložení osobních údajů:
Osobní údaje zákazníka uchovává VETUNI po dobu nezbytně nutnou a v rozsahu nezbytně nutném k dosažení daného účelu zpracování
- tj. po dobu, po kterou je VETUNI povinna tyto údaje uchovávat dle právních předpisů zejm. účetních a daňových, z oblasti sociálního zabezpečení, archivnictví atd.
- a rovněž po dobu trvání smluvního vztahu, tzn. dokud nedojde ke splnění smluvních závazků oběma stranami, příp. po dobu nezbytně nutnou pro určení, výkon nebo obhajobu nároků ze smlouvy či k jejich promlčení podle příslušných ustanovení občanského zákoníku
Platí skartační pravidla uvedená ve spisovém a skartačním plánu VETUNI, který je součástí spisového a skartačního řádu Veterinární univerzity Brno.
10. Ochrany Vašich osobních údajů se týkají následující práva:
- Právo požadovat přístup k Vašim osobním údajům (čl. 15 GDPR): Jako subjekt osobních údajů máte právo být informován, jaké údaje o Vás jsou zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou Vaše osobní údaje získány, komu jsou případně předány a kdo je dál zpracovává, a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. Je možné vznést dotaz na pověřence pro ochranu osobních údajů, který zabezpečí poskytnutí informace ohledně zpracování vašich osobních údajů
- Právo na opravu Vašich osobních údajů (čl. 16 GDPR): Pokud zjistíte, že Vaše osobní údaje zpracovávané VETUNI jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny nebo doplněny.
- Právo na výmaz Vašich osobních údajů (čl. 17 GDPR):Subjekt údajů má právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají („právo být zapomenut“). Právo na výmaz však nelze uplatnit, pokud je zpracování osobních údajů nutné pro splnění právní povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároku (čl. 17 odst. 3 písm. b) a e) GDPR).
- Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů (čl. 18 GDPR):V určitých případech uvedených níže můžete požadovat, aby Vaše osobní údaje byly vynechány z dalšího zpracování, ale pouze po omezenou dobu. Zpracování Vašich osobních údajů bude omezeno, když:
- jako subjekt údajů popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k ověření přesnosti osobních údajů;
- zpracování je protiprávní, tj. bez právního základu, a Vy jako subjekt údajů odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
- správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy jako subjekt údajů je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- Vy jako subjekt údajů jste již vznesl námitku proti zpracování v případě zpracování v oprávněném zájmu správce či třetích osob, ale dosud nebylo ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů, v takovém případě bude zpracování osobních údajů omezeno po tuto dobu.
- Právo podle čl. 19 GDPR požadovat informaci o příjemcích, jimž byly osobní údaje zpřístupněny
- Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů (čl. 20 GDPR):Máte právo získat Vámi poskytnuté osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat tyto údaje jinému správci;toto právo na přenositelnost údajů se vztahuje k osobním údajům, jejichž zpracování je založeno na smlouvě
- Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (čl. 21 GDPR):Jako subjekt údajů máte kdykoliv právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, jde-li o zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci podle čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR;nicméně tento důvod zpracování osobních údajů je v případě VETUNI spíše marginální, VETUNI zpracovává osobní údaje zpravidla na základě zákonného důvodu splnění právní povinnosti nebo smlouvy, a na tyto důvody se právo vznést námitku nevztahuje.
11. Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu,
tj. Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to v případě, že se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení GDPR. Kontakt:
Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, E-mail:posta@uoou.cz, ID datové schránky:qkbaa2n, web:www.uoou.cz
12. Uplatnění práv subjektu údajů
Subjekt údajů je oprávněn uplatnit svá práva vyplývající z GDPR, a to zasláním žádosti na datovou schránku VETUNI, e-mailem na pověřence nebo osobním podáním pověřenci. Před zpracováním žádosti má VETUNI právo a povinnost ověřit identitu žadatele.
